'На Барбадосу сам': Водич за ефикасан аутоматски имејл одговор током одсуства

Коначно крећете на заслужени одмор, али пре тога морате да обавите још једну ставку са листе обавеза - да у електронској пошти (имејл) напишете аутоматску поруку о одсуству.

Многима је добро позната дилема колико информација у имејл укључити, колико бити доступан током одсуства и да ли поруци дати лични печат или чак покушати да убаците и понеку шалу.

Стручњаци кажу да постоје јасна правила о томе шта треба, а шта не треба радити када пишете аутоматску поруку о одсуству (out-of-office - OOO), а грешке могу да имају озбиљније последице него што бисте очекивали.

Ево њихових савета за састављање идеалне поруке о одсуству.

'Не откривајте превише детаља нити се размећите'

Добра аутоматска порука о одсуству треба да буде љубазна и сажета, да јасно наведе датум повратка на посао и, по потреби, понуди контакт неког ко може да помогне у међувремену, саветује Debretsконсултантска кућа специјализована за пословни и друштвени бонтон.

Треба избегавати дељење превише информација, попут детаљног описа планова за одмор, као и хвалисање дестинацијама или стварима, као што су викендице и друге некретнине, као и скупи хобији.

Још једна ствар коју би требало избегавати јесте да наглашавате колико је оправдано или племенито што узимате слободне дане.

Такав приступ може да се тумачи као да се превише трудите да оставите одређени утисак, каже Руперт Весон, директор Дебретса.

„Неки људи ће бити одушевљени што проводите 'квалитетно време са породицом', али имајући у виду да су управо они ти који вам шаљу мејлове док вредно раде, ризикујете да им то трљате на нос“, упозорава он.

Ни превише штура порука није добро решење.

Аутоматски одговор који се своди само на реченицу: „Ван канцеларије сам“, без назнаке када се враћате или коме се може обратити у хитним случајевима, може да отвори више питања, него што пружа одговора.

И премало информација може да буде проблем

„Људи не знају када могу да очекују одговор нити коме другом могу да се обрате за помоћ, а управо та неизвесност доводи до додатних порука послатих за сваки случај“, каже Шарлот Дејвис, стручњакиња за каријеру у пословној мрежи LinkedIn.

Добра аутоматска порука о одсуству треба да уради две ствари - да јасно наведе период вашег одсуства и да упути људе на неког која вас мења док нисте доступни, додаје.

Она сматра и да је пре одласка важно да колегу који вас мења упознате са свим важним обавезама и отвореним питањима.

„То помаже свима који покушавају да ступе у контакт са вама, а истовремено штити и ваш одмор“, каже Дејвис.

Да ли је место за шалу у аутоматској поруци о одсуству?

Иако лични печат може да функционише у аутоматским порукама, треба имати на уму да хумор не наилази увек на добар пријем у мејловима.

Превише лежерне или саркастичне поруке могу да вам направе проблем, чак и када су духовите, каже Пол Фицсимонс, директор продаје и маркетинга у адвокатској канцеларији Wilford Smith.

Као примере наводи поруке попут:

„Тренутно сам ван канцеларије и правим се да ова компанија не постоји.“

„Ако је хитно, позовите некога кога је брига.“

„Мејлови које примим док сам одсутан, биће обрисани без читања.“

Такви покушаји хумора некима могу бити забавни, али други их могу доживети као непрофесионалне или увредљиве.

Адам Марфет, извршни директор продаје, каже да је један његов бивши колега изгубио посао с клијентом јер га је наљутила шала у аутоматској поруци о одсуству.

Ипак, сматра да хумор неким људима може да помогне да се издвоје у времену када се комуникација све више ослања на вештачку интелигенцију.

„Увек се запитајте: да ли бисте исто написали у обичном пословном мејлу?

„Све што пошаљете биће прочитано и људи ће на основу тога формирати мишљење о вама“, каже он.

'Нећу проверавати имејлове'

Честа замерка на аутоматске поруке односи се на формулацију да ће прималац имати „ограничен приступ мејлу“ док је одсутан.

Проблем је у томе што таква порука може да наведе људе да наставе да вас контактирају, као да сте и даље на послу.

Весон сматра да је, уколико заиста планирате да повремено проверавате поруке током одмора, боље да то и јасно кажете.

На пример: „Повремено ћу проверавати мејлове“, јер се тако постављају реална очекивања.

Дејвис, међутим, истиче да би они који желе прави предах требало то недвосмислено да нагласе.

„Реците то јасно, на пример: 'Током овог периода нећу проверавати мејлове'“, саветује она.

„Не заборавите да у Уједињеном Краљевству имате законско право на неометан годишњи одмор, осим ако ваш уговор о раду не предвиђа другачије.“

Савети за писање добре аутоматске поруке о одсуству

Извори: Дебретс, ЛинкедИн.

ББЦ на српском је од сада и на ТикТоку, пратите нас ОВДЕ.

Пратите нас на Фејсбуку, Твитеру, Instagramу, Јутјубу и Вајберу. Ако имате предлог теме за нас, јавите се на bbcnasrpskom@bbc.co.uk