'Na Barbadosu sam': Vodič za efikasan automatski imejl odgovor tokom odsustva
Autor fotografije, Getty Images
Konačno krećete na zasluženi odmor, ali pre toga morate da obavite još jednu stavku sa liste obaveza - da u elektronskoj pošti (imejl) napišete automatsku poruku o odsustvu.
Mnogima je dobro poznata dilema koliko informacija u imejl uključiti, koliko biti dostupan tokom odsustva i da li poruci dati lični pečat ili čak pokušati da ubacite i poneku šalu.
Stručnjaci kažu da postoje jasna pravila o tome šta treba, a šta ne treba raditi kada pišete automatsku poruku o odsustvu (out-of-office - OOO), a greške mogu da imaju ozbiljnije posledice nego što biste očekivali.
Evo njihovih saveta za sastavljanje idealne poruke o odsustvu.
'Ne otkrivajte previše detalja niti se razmećite'
Dobra automatska poruka o odsustvu treba da bude ljubazna i sažeta, da jasno navede datum povratka na posao i, po potrebi, ponudi kontakt nekog ko može da pomogne u međuvremenu, savetuje Debretskonsultantska kuća specijalizovana za poslovni i društveni bonton.
Treba izbegavati deljenje previše informacija, poput detaljnog opisa planova za odmor, kao i hvalisanje destinacijama ili stvarima, kao što su vikendice i druge nekretnine, kao i skupi hobiji.
Autor fotografije, Getty Images
Još jedna stvar koju bi trebalo izbegavati jeste da naglašavate koliko je opravdano ili plemenito što uzimate slobodne dane.
Takav pristup može da se tumači kao da se previše trudite da ostavite određeni utisak, kaže Rupert Veson, direktor Debretsa.
„Neki ljudi će biti oduševljeni što provodite 'kvalitetno vreme sa porodicom', ali imajući u vidu da su upravo oni ti koji vam šalju mejlove dok vredno rade, rizikujete da im to trljate na nos“, upozorava on.
Ni previše štura poruka nije dobro rešenje.
Automatski odgovor koji se svodi samo na rečenicu: „Van kancelarije sam“, bez naznake kada se vraćate ili kome se može obratiti u hitnim slučajevima, može da otvori više pitanja, nego što pruža odgovora.
I premalo informacija može da bude problem
„Ljudi ne znaju kada mogu da očekuju odgovor niti kome drugom mogu da se obrate za pomoć, a upravo ta neizvesnost dovodi do dodatnih poruka poslatih za svaki slučaj“, kaže Šarlot Dejvis, stručnjakinja za karijeru u poslovnoj mreži LinkedIn.
Dobra automatska poruka o odsustvu treba da uradi dve stvari - da jasno navede period vašeg odsustva i da uputi ljude na nekog koja vas menja dok niste dostupni, dodaje.
Ona smatra i da je pre odlaska važno da kolegu koji vas menja upoznate sa svim važnim obavezama i otvorenim pitanjima.
„To pomaže svima koji pokušavaju da stupe u kontakt sa vama, a istovremeno štiti i vaš odmor“, kaže Dejvis.
Da li je mesto za šalu u automatskoj poruci o odsustvu?
Iako lični pečat može da funkcioniše u automatskim porukama, treba imati na umu da humor ne nailazi uvek na dobar prijem u mejlovima.
Previše ležerne ili sarkastične poruke mogu da vam naprave problem, čak i kada su duhovite, kaže Pol Ficsimons, direktor prodaje i marketinga u advokatskoj kancelariji Wilford Smith.
Kao primere navodi poruke poput:
„Trenutno sam van kancelarije i pravim se da ova kompanija ne postoji.“
„Ako je hitno, pozovite nekoga koga je briga.“
„Mejlovi koje primim dok sam odsutan, biće obrisani bez čitanja.“
Takvi pokušaji humora nekima mogu biti zabavni, ali drugi ih mogu doživeti kao neprofesionalne ili uvredljive.
Adam Marfet, izvršni direktor prodaje, kaže da je jedan njegov bivši kolega izgubio posao s klijentom jer ga je naljutila šala u automatskoj poruci o odsustvu.
Ipak, smatra da humor nekim ljudima može da pomogne da se izdvoje u vremenu kada se komunikacija sve više oslanja na veštačku inteligenciju.
„Uvek se zapitajte: da li biste isto napisali u običnom poslovnom mejlu?
„Sve što pošaljete biće pročitano i ljudi će na osnovu toga formirati mišljenje o vama“, kaže on.
Autor fotografije, Getty Images
'Neću proveravati imejlove'
Česta zamerka na automatske poruke odnosi se na formulaciju da će primalac imati „ograničen pristup mejlu“ dok je odsutan.
Problem je u tome što takva poruka može da navede ljude da nastave da vas kontaktiraju, kao da ste i dalje na poslu.
Veson smatra da je, ukoliko zaista planirate da povremeno proveravate poruke tokom odmora, bolje da to i jasno kažete.
Na primer: „Povremeno ću proveravati mejlove“, jer se tako postavljaju realna očekivanja.
Dejvis, međutim, ističe da bi oni koji žele pravi predah trebalo to nedvosmisleno da naglase.
„Recite to jasno, na primer: 'Tokom ovog perioda neću proveravati mejlove'“, savetuje ona.
„Ne zaboravite da u Ujedinjenom Kraljevstvu imate zakonsko pravo na neometan godišnji odmor, osim ako vaš ugovor o radu ne predviđa drugačije.“
Saveti za pisanje dobre automatske poruke o odsustvu
- Budite ljubazni.Nemojte poruku započeti samo rečenicom poput: „Na godišnjem sam odmoru.“ Uvodna zahvalnost, na primer „Hvala na vašoj poruci“, ostavlja profesionalniji utisak.
- Navedite tačan datum povratka i kontakt nekog ko vas menja.Jasno naznačite kada se vraćate na posao i, ukoliko je potrebno, navedite nekog kojoj se pošiljalac može obratiti u vašem odsustvu. Proverite da li su svi kontakt podaci tačni.
- Jasno definišite sopstvenu dostupnost.Postavite realna očekivanja. Ako ne planirate da proveravate poruke tokom odsustva, recite to otvoreno.
- Ne obećavajte trenutne odgovore po povratku.Sasvim je normalno da vas po povratku sačeka veliki broj poruka, pa je bolje napište da ćete odgovoriti „u roku od nekoliko dana“, nego da obećavate brz odgovor.
- Ne zaboravite ni interne, ni eksterne kontakte.Ako koristite Outlook, uključite automatski odgovor i za kolege unutar organizacije i za spoljne kontakte. Ovaj detalj se lako previdi.
- Isključite automatsku poruku kada se vratite.Zastarela poruka o odsustvu može da ostavi utisak neorganizovanosti i nemarnosti.
Izvori: Debrets, LinkedIn.
BBC na srpskom je od sada i na TikToku, pratite nas OVDE.
Pratite nas na Fejsbuku, Tviteru, Instagramu, Jutjubu i Vajberu. Ako imate predlog teme za nas, javite se na bbcnasrpskom@bbc.co.uk
